Швидке переміщення по статті:
Склад - одна із основних підрозділів торговельного підприємства обліку руху товарно-матеріальних ресурсів. При налаштуванні складської підсистеми заповнюються такі довідники:
Реєстрація складів є першим етапом налаштування конфігурації торговельного підприємства. Учасниками схеми руху товарно-матеріальних ресурсів є також постачальники товарів. Документальне відображення взаємовідносин із нею у системі проводиться у вигляді накладних. Для цього кожен постачальник має бути зареєстрованим.
Надходження товару склади торгового підприємства оформляється прибутковими накладними. Після їх проведення одразу ж перераховуються залишки товарів на складах, а також показники їхньої собівартості. Докладніше про цю процедуру див. Калькуляція собівартості.
Порядок заповнення накладної описано у статті Прибуткова накладна.
Проведення накладної відображається реєстрацією відповідних проводок за рахунками торговельного підприємства. Проводки по прибутковим накладним.
Для планування та контролю цін на товари, що закуповуються у постачальників, система надає можливість ведення Прайс-листу по кожному з постачальників. У ньому визначаються можливі ціни на певні товари та допустимий відсоток відхилення від них, а також задається поведінка системи у разі виникнення такої ситуації: забороняти проведення прибуткового документа, тільки видавати попередження про таку ситуацію або не попереджати.
Списання зі складу може здійснюватися одним із наступних способів (крім списань за результатами документів інвентаризацій та внутрішніх переміщень, див. нижче):
Перерахунок залишків проводиться негайно на дату та час проведення складського документа.
У ситуації, за якої кілька складських документів, що впливають на кількість та собівартість товару, зареєстровано однією датою та часом, між ними встановлюється наступний пріоритет:
Наприклад, якщо ви створили акт списання, відповідно до якого весь товар був списаний, а потім ввели накладну на цей товар за новою ціною, то собівартість товару розраховуватиметься на підставі кількості після проведення акта списання.
Інвентаризація – перевірка наявності майна, що числиться на балансі підприємства, на відповідність даним бухгалтерського обліку. Проведення інвентаризації – одне із найбільш трудомістких процесів, особливо, якщо доводиться виконувати під час роботи торгового підприємства. Система Syrve дозволяє швидко та точно проводити цю операцію на основі актуальних даних.
Створення документа інвентаризації відбувається у три етапи, у ході яких проводиться підрахунок кількості напівфабрикатів (перший етап) та порівняння фактичної кількості товарів на складі з тією кількістю, яка має бути на даний момент згідно з документами (другий етап). В результаті може бути зафіксована нестача або надлишок якогось товару на складі. На третьому етапі визначаються рахунки, на яких будуть зафіксовані виявлені надлишки або недоліки, а також матеріальна відповідальність. Докладніше див. у розділі Інвентаризація.
Для автоматизованого введення товарів та їх фактичної кількості може бути використаний сканер штрих-кодів.
За наслідками акта інвентаризації на рахунках підприємства реєструються відповідні проводки, а також вносяться необхідні зміни до облікових даних. Див Проведення за актом інвентаризації.
Зверніть увагу, що у разі виявлення недостачі, яка була зафіксована актом інвентаризації, слід вносити зміни до документа, який зафіксував цю нестачу, а не створювати новий. Інакше це може спотворити звітні дані про діяльність торгового підприємства, оскільки кількість товару, що залишався на складі на певний момент, впливає на його собівартість, на основі якої розраховується прибуток за продаж цього товару. Після редагування документа інвентаризації суми проводок за рахунками, що відповідають цьому документу, автоматично змінюються.
Передача товарів з одного складу на інший може бути зареєстрована двома способами:
Спеціальним документом "внутрішнє переміщення". Але цей документ не рекомендується використовувати для переведення товарів зі складу одного торгового підприємства мережі складу іншого.
Парою пов'язаних документів "витратна накладна" (зі складу звідки) - "прибуткова накладна" (на склад куди). Склади при цьому можуть належати різним юридичним особам та торговим підприємствам, що діють у межах мережі. У разі збереження витратної накладної автоматично створюється прибуткова накладна, але проводиться лише операція витрати. Товар може передаватися як у собівартості, і з націнкою. Склад куди приймає товари за закупівельною ціною та акцептує (проводить) операцію приходу товарів. У разі виникнення розбіжностей за фактом прийому товарів коригувати дані дозволяється лише у видатковій частині операції, сторона приходу у своїй змінюється автоматично.
Документ Акт переробки призначений для реєстрації процесу приготування страви з довільного набору інгредієнтів або обліку асортиментного набору товарів, продукції, робіт і послуг. За фактом приготування фіксується наявність страви на складі та списання її складових.
При виготовленні кінцевого продукту склад та обсяг використовуваних у переробці вихідних матеріалів може змінюватись. При цьому вихід кінцевого продукту не обов'язково повинен дорівнювати сумарній кількості використаних матеріалів. Собівартість готової продукції розраховується за фактом виготовлення та дорівнює сумарній собівартості інгредієнтів.
Таким чином, акт переробки є багатоцільовим документом і може бути задіяний для відображення результатів наступних операцій:
Наприклад, Сметана 10% (кг):
Сметана 10% «Будиночок у селі» шт (250 г)
Сметана 10% "Простоквашино" шт (400 г)
Технологічний процес з використанням акта переробки може виглядати так:
Під набором страв в асортименті розуміється група готових страв однієї категорії, що мають схожий склад і реалізуються в одному діапазоні цін: салати, м'ясні страви, тістечка тощо. У разі, якщо в торговому підприємстві виставляється на продаж асортиментний набір страв, які готуються не на замовлення гостей, а пропонуються їм на вибір у готовому вигляді, процес їх приготування та продажу виглядає наступним чином:
Процес передачі готових страв із зони виробництва в зону продажу може бути оформлений за допомогою забірних листів, в які вручну вносяться найменування приготованих страв та їх обсяг. Надалі інформація, що міститься в парканах, може використовуватися при реєстрації актів приготування. Опис технологічного процесу наведено у розділі Продаж страв в асортименті вище.
Бланк забірного листа може бути роздрукований безпосередньо із системи Syrve. Для цього потрібно у списку актів приготування подвійним клацанням миші відкрити будь-який з існуючих актів та натиснути кнопку Забірний лист. Буде відкрито форму попереднього перегляду сформованого бланка, з якої її можна буде роздрукувати.
Але система Syrve дозволяє повністю автоматизувати цей процес та відмовитись від ведення паперових записів. Кухар може зважувати на касі блюдо, що виноситься на продаж, безпосередньо в гастроємності. Акт приготування формується автоматично. Якщо кухар забирає щось з роздачі, це також пробивається на касі і враховується в автоматично формованому документі.
Для того щоб можна було реєструвати переміщення вагових страв через касу, необхідно налаштувати Syrve Kitchen та товарорух на касі.
Документ Акт реалізації застосовується в організаціях громадського харчування, де використовується форма розрахунків із споживачами, що дозволяє отримати дані про реалізацію
виробів кухні за найменуванням, кількістю та їхньою вартістю.
У системі Syrve акт реалізації формується як автоматично на підставі даних про продаж
зареєстрованих через Syrve Office так і вручну у разі необхідності зафіксувати реалізацію продукції.
Автоматично формується один акт реалізації всім страв, які списуються з однієї складу (в них одне місце приготування) за підсумками облікового дня. Документ проводиться на кінець цього облікового дня. У ньому міститься список проданих страв, а також інформація про їх кількість та ціну продажу на підставі роздрукованих чеків.
Автоматично сформований акт реалізації після закриття облікового дня на касі може бути відредаговано. Редагування цього документа може знадобитися у разі потреби заміни елемента номенклатури з метою усунення пересортування.
Акт аналізу є багатоцільовим документом і може бути задіяний для відображення результатів
наступних операцій:
Цей документ реєструє операцію аналізу одного елемента номенклатури, в результаті якої може бути отримано кілька інгредієнтів. Склад та обсяг отриманих інгредієнтів може змінюватись. Причому сумарна вага інгредієнтів не обов'язково повинна дорівнювати вазі вихідного продукту.
Сумарна собівартість отриманих інгредієнтів розраховується за фактом розбору і дорівнює списуваної собівартості продукту, що розбирається.
Брати участь в операції аналізу може продукт будь-якого типу номенклатури: товар, страва, напівфабрикат, модифікатор. Як отримані інгредієнти можуть виступати товари, напівфабрикати та страви.
У разі виникнення таких ситуацій:
У системі може бути оформлений спеціальний документ, що реєструє повернення товарів постачальнику – обернена накладна. Умови повернення, включаючи ціни, прописуються в договорі поставки (наприклад, ціна повернення може дорівнювати ціні закупівлі, ринковій ціні тощо).
Порядок заповнення поворотної накладної описано у статті Зворотня накладна.
Собівартість товарів розраховується за кожним складом окремо, таким чином, той самий товар може мати різну собівартість на різних складах. Те значення, що відображається для товару у довіднику номенклатури, обчислюється як середнє за всіма складами.
Залежно від порядку обліку, прийнятого на торговому підприємстві, собівартість товарно- матеріальних цінностей, що знаходяться на складах даного підприємства, може розраховуватися як середньозважене значення або методом ФІФО.
Розглянемо цей метод з прикладу.
При проведенні нової накладної до вартості товару, що вже перебуває на складі, додається вартість прибуткованого та поділяється на сумарну кількість його одиниць. При наступному приході вартість одиниць товару, що залишилися, буде розрахована виходячи з собівартості, обчисленої після попереднього надходження.
Наприклад, складі зареєстровано 20 одиниць товару з собівартістю 30 гривень, його загальна вартість 600 гривень. Оприбутковано 10 одиниць товару по 35 гривень, разом прихід становить 350 гривень. Загальна вартість 30 одиниць товару (20+10) на складах 600+350=950. Його собівартість становить 950/30 = 31,67 гривень.
Метод ФІФО (FIFO – англ. First-In-First-Out) ґрунтується на припущенні, що товари, які найдовше перебувають у складі матеріально-виробничих запасів, продаються або використовуються найпершими. Товарні запаси станом на кінець періоду вважаються придбаними під час останньої закупівлі.
Наприклад, складу зареєстровано прихід 20 одиниць товару по 30 гривень і 10 одиниць товару по 35 гривень. Потім реєструється витрати 15 одиниць товару. Вартість цієї витрати буде розрахована як 15×30=450. Потім витрати ще 10 одиниць. Вартість витрати 5×30+5×35=325. Собівартість товару в операції останньої витрати розраховуватиметься як 325/10 = 32,5 гривні.
На складі можуть бути зареєстровані не лише товари, а й страви/заготівлі (елементи, що мають технологічну карту), у яких заданий метод списання «Списувати готову страву/заготівку». Їх наявність складі фіксується актами приготування. Собівартість таких страв обчислюється таким самим методом, як і товарів. Собівартість страв, що списуються за технологічною картою (метод списання «Списувати інгредієнти»), розраховується як сума собівартості їх інгредієнтів.
Якщо страва є в наявності на декількох складах, то її собівартість, що відображається в довіднику номенклатури, обчислюється як середня за складами, але списання (наприклад, в результаті продажу) проводиться відповідно до його собівартості на складі, що визначається типом місця приготування.
Примітка. При розрахунку собівартості асортиментного набору страв завжди використовується значення ССС страв, що входять до цього набору.
У системі присутні також показники собівартості, призначені для управлінського аналізу. Вони відображаються на закладці Технологічні картки номенклатурної картки. Це такі показники як ССС, СПП, ССН та ССНПП. Приклад їхнього розрахунку наведено у статті Приклад розрахунку собівартості.
Система Syrve дозволяє працювати з негативними залишками на складі. Така ситуація може виникнути у випадку, якщо вчасно не була зареєстрована накладна про прихід товару на склад або неправильно налаштована технологічна карта будь-якої страви, відповідно до якої витрата інгредієнтів має бути більшою, ніж використовується насправді.
І тут розрахунок собівартості виробляється так:
Розглянемо приклад.
Нехай собівартість якогось товару на складі після проведення останньої накладної становила 30 гривень. Після цього нові накладні не проводилися, а товар витрачався, і в якийсь момент на складі було зафіксовано його негативний залишок: −5 одиниць по 30 гривень = −150 гривень. Відповідно до нової накладної прийшло 10 одиниць товару по 40 гривень, на рахунку складу зареєстровано проведення на 400 гривень. Сумарна вартість запасів становитиме 250 гривень (-150 + 400), а кількість одиниць товару 5 (-5+10). Таким чином виходить, що собівартість кожної з 5 одиниць товару дорівнює 50 гривень, що відповідає дійсності, оскільки складі перебуває товар лише з 40 гривень за одиницю. Система Syrve при отриманні нового товару розподіляє його вартість заднім числом по проводках списань, зареєстрованих після появи негативних залишків, завдяки чому виходить коректне значення поточної собівартості.
Примітка. У окремих випадках, як у торговому підприємстві виділено кілька складів і виробляються внутрішні переміщення товарів з-поміж них, можливе «зациклювання» описаної вище операції. І тут реєструється спеціальна проводка (з типом СЕБЕСТ) з корекції собівартості складу. Кореспондуючим рахунком таких проводок є спеціальний рахунок "Корекція негативних залишків на складі".
Перерахунок собівартості провадиться не в кінці звітного періоду, а при кожному приході товару або страви, який може бути зафіксований одним із наступних документів:
- Накладна.
- Акт приготування.
- Внутрішнє рух.
У разі наявності на торговому підприємстві технологічного процесу, описаного в розділі Продаж страв в асортименті вище, для коректного розрахунку значень собівартості страв повинна дотримуватися наступна послідовність проведення складських документів (задається часом проведення):
- Акт приготування.
- Акт переробки.
- Акт реалізації.
- Аналіз руху матеріальних ресурсів.
Для контролю та аналізу надходження, реалізації та залишків товарів на складах торгового підприємства система Syrve надає такі звіти:
Залишки на складах – звіт про кількість товарів, що була на складах підприємства на обрану дату.
Розширена оборотно-сальдова відомість – звіт про кількість товарів на складах підприємства та їхню вартість на початок та закінчення обраного періоду.
Рух товару – інформація про зміну залишків товарів або страв на складі за період (прихід, витрата та залишок) з деталізацією за документами, що фіксують цю зміну.
Звіт про закупівлю за період – загальні суми накладних, за якими був оприбуткований товар на склади підприємства, з деталізацією щодо постачальників, у яких було здійснено ці закупівлі.
Звіт про продажі за період – кількість та суми продажу товарів та страв по відділеннях торговельного підприємства. З цього звіту може бути сформовано акт реалізації готових виробів за формою ОП-12, а також План Меню за формою ОП-2.
Товарний звіт – інформація про всі документи, відповідно до яких було зареєстровано рух товарів на складах закладу. Цей звіт формується відповідно до форми ТОРГ-29.
Звіт про входження товару в страву – інформація про всі страви, як інгредієнт яких виступає той чи інший товар.
Налаштовані звіти – інструмент, який дозволяє створювати власні звіти з потрібним набором параметрів.
Докладніше про роботу з даними звітами див. у розділі Аналіз руху товарів.
Система Syrve обробляє всю інформацію в режимі реального часу, тому введення будь-яких даних негайно знаходить своє відображення у всіх процесах, пов'язаних із цими даними. Наприклад, при оприбуткуванні нової накладної кількість залишків на складах відразу ж зміниться відповідно до кількості товарів, що надійшли.