Блокування роботи з документами

     Ви можете налаштувати систему на захист документів від редагування, заборонити створення нових або видалення існуючих документів і рецептів (технологічних карт). Правила автоматичного блокування документів можна налаштувати у блоці Закриття періоду в налаштуваннях обліку торгової точки.

     Також можна налаштувати закриття періоду для торгової точки. Для цього перейдіть у вкладку Налаштування обліку у розділі Налаштування торгового підприємства каталогу Адміністрування. Співробітник повинен мати права Налаштування обліку (Адміністрування) (B_EAS) і Закриття періоду (B_CCLP). При цьому він не повинен мати права Адміністрування системи (B_ADM).

     Закриття періоду налаштовується за допомогою наступних параметрів. Закриття періоду до фіксованої дати тільки один раз, який вказується в налаштуваннях бухгалтерського обліку відділення або корпорації в Syrve HQ. Інформація про блокування даних у всіх торгових точках мережі наведена у звіті Звіт про дату блокування в розділі Корпорація в Syrve HQ.

     Вам не потрібно проводити закриття періоду при першому налаштуванні системи.

     Жорстке закриття періоду

     Використовуйте дату остаточного блокування, щоб обмежити редагування даних у реальному часі або захистити систему від введення нових даних. Виберіть будь-яку дату в цьому полі, і жоден документ не може бути створений або переопублікований (відредагований), якщо дата його публікації передує вказаній даті.

     Ніхто не може змінювати документи в жорстко закритому періоді, змінити можна лише період.

     М'яке закриття періоду

     Блокує документ до певної дати, але певні відповідальні співробітники можуть звільнити його від цього. У цей період тільки користувачі зі спеціальними правами можуть створювати, редагувати або видаляти документи складів, а також створювати і редагувати рецепти (технологічні карти).

     Для цього призначений параметр Дата попереднього блокування. Цей параметр можна використовувати разом з попереднім або незалежно. Дата закриття періоду не може бути раніше дати блокування документа.

     Право Працювати з документами в закритому періоді (B_WCP) дозволяє користувачам створювати або повторно публікувати документи до настання попередньої дати блокування. Цей дозвіл не застосовується до документів у жорстко закритому періоді.

     Тільки співробітник з правом Закрити період (B_CCLP) може змінювати налаштування закриття періоду, включаючи планування.

     Якщо працівник не має права Працювати з документами в закритому періоді (B_WCP), він не зможе змінювати документи, створені до дати м'якого блокування.

     Прапорець Переопубліковано (наприклад у накладній) буде недоступний для такого співробітника, якщо документ має м'яке блокування.

     Якщо рецепт позиції належить до періоду м'якого блокування, жоден співробітник не зможе його редагувати, якщо не має дозволу Робота з документами в період блокування (B_WCP).

     Планове м'яке закриття періоду

     Плавне закриття редагування можна запланувати заздалегідь. Це може бути одноразова операція або операція, котра виконується щотижня чи щомісяця.

     Вкажіть нову дату блокування і час, коли це налаштування має бути застосовано.

     Наприклад, якщо ви хочете запланувати автоматичне закриття (блокування) 15 січня (припустимо, воно буде заблоковано до 31 грудня включно), вам потрібно заповнити поля Нова попередня дата блокування і Період закриття відповідно, натиснувши кнопку Зберегти зміни.

Налаштування періоду блокування

     Якщо операцію блокування потрібно виконати лише один раз, вкажіть Один раз у полі Періодичність закриття на додаток до дат блокування і дат виконання. Якщо цю операцію потрібно виконувати регулярно, вкажіть Щотижня або Щомісяця.

     Припустимо, ви вказали 31 липня в полі Нова попередня дата блокування і 15 серпня в полі Період закриття, а в полі Періодичність закриття - Щомісяця.

     Якщо ви запланували цю операцію заздалегідь і сьогодні 16 серпня, то після збереження налаштувань операція буде виконуватися регулярно, починаючи із зазначеної дати (завтра).

     Припустимо, ви встановили блокування документа на сьогодні (15 серпня). У цьому випадку, коли ви натиснете кнопку Зберегти, відразу ж буде ініційовано автоматичне блокування документів з датою до 31 липня включно, а також будуть встановлені нові дати блокування і виконання.

     Нові значення будуть автоматично заповнені в полях Нова попередня дата блокування та Період закриття відповідно: 31 серпня і 15 вересня. Після виконання блокування в полі Попередня дата блокування буде вказано 31 серпня.

М'яке блокування для торгових точок мережі

     Для всіх відділень мережі можна призначити єдину дату м'якого блокування. Крім того, кожне відділення може мати власну дату блокування.

     Щоб скасувати заплановану операцію, просто очистіть поле Період закриття.

Блокування даних управління складами на певну дату

     Дані управління складами можна зафіксувати на певну дату. Це необхідно, наприклад, якщо ви хочете експортувати дані в сторонню фінансову систему. У цьому випадку помилки в обліку можна виправити тільки за допомогою коригувальних документів, створених на межі закритого періоду. Для цього відповідальний співробітник перевіряє інвентаризаційні документи, створені протягом певного періоду (наприклад, тижня), і закриває його. Співробітник встановлює дату закриття періоду лише один раз і не зможе відкрити його знову.

     Працівник зі спеціальними правами може заблокувати період для торгової точки. Для цього він повинен перейти в Адміністрування > Налаштування торгового підприємства > вкладка Налаштування обліку > блок Закриття періоду. Цьому співробітнику доступне тільки поле Дата попереднього блокування, інші поля недоступні. У полі Періодичність закриття вказано Один раз.

     Щоб заблокувати період редагування до 26 грудня включно, вкажіть цю дату в полі Попередня дата блокування і збережіть налаштування. Після цього ви не зможете працювати з документами, які були проведені до 26 грудня. До цієї дати не можна буде створювати, редагувати або видаляти документи інвентаризації, а також створювати і редагувати рецепти. Таке блокування можна застосовувати, наприклад, щотижня. Значення у полі Дата попереднього блокування повинне бути пізнішим за саму дату попереднього блокування.

     Після закриття періоду у торговій точці необхідно виконати обмін даними з Syrve HQ.

     Щоб налаштувати таке блокування, виконайте наступні дії:

• Перейдіть в Адміністрування > Налаштування магазину > вкладка Налаштування обліку та надайте відповідному співробітнику права Налаштування обліку (Адміністрування) (B_EAS) та Закриття періоду (B_CCLP). Цей співробітник не повинен бути адміністратором або мати право Системне адміністрування (B_ADM). 
• Щоб мати можливість заблокувати період до певної дати лише один раз, встановіть прапорець Використовувати лише попередній період блокування в налаштуваннях обліку відділення або корпорації в Syrve HQ. Після цього запустіть реплікацію даних. Це налаштування буде застосовано у відділенні, але змінити його буде неможливо.

Звіт про дату блокування в Syrve HQ

     Співробітникові головного офісу надається повна інформація про блокування даних, яке відбулося у всіх торгових точках мережі. Закритий період у торговій точці означає, що дані зафіксовані (заблоковані) і готові до експорту. Для цих цілей призначений звіт Дата блокування (розділ Корпорація в Syrve HQ). Для перегляду звіту необхідно мати право Налаштування звіту про дату блокування (B_VCPS).