Явки співробітників

Швидке переміщення по статті:

Контроль та зміна явок

Ви можете подивитися, хто з ваших співробітників і коли відкрив поточну зміну, а також подивитися явки на дату, що цікавить.

Виберіть ☰ → Редагувати явки. У вікні, ви можете змінити і прийняти явки співробітника, перейти на особисту сторінку і примусово закрити або відкрити його зміну.

За замовчанням у вікні Перегляд явок показана інформація за поточний день за фактичним часом приходу всіх працівників, призначеним ним змінами розкладу, а також зарахований робочий час. Дату, що цікавить, ви можете вибрати за допомогою кнопок < або > , або за допомогою календаря, який відкривається при натисканні на кнопку з датою.

Вікно перегляду явок містить таблицю зі списком співробітників та інформацією про явки та зміни. По кожному співробітнику за вибраний день виводиться така інформація:

Ім'я та посада.
Тривалість явки (праворуч від імені співробітника).
Прийнято (Прихід, Відхід) – підтверджений час відкриття та закриття особистої зміни. Можливо зафіксовано кілька явок. Якщо зміна не закрита, то в полі Відхід – прочерк; у вказаний день не зареєстровано жодної явки – «Немає явок». Час відкриття/закриття явки, що виходить за межі зазначеного дня, відзначений «зірочкою».
Зараховано (Час, Тип) – зарахований робочий час за даною явкою та правило обліку (див. нижче).
За розкладом (Прихід, Відхід) – початок та закінчення зміни (декілька змін) за розкладом або «Немає змін у розкладі».
Примітка – причини штрафу, наприклад, «Запізнення», «Ранній відхід» або «Прогул».

Інформація щодо явок показана різними кольорами:

Зеленим - виділено прийняті явки.
Блідо жовтий - відкрита явка.
Рожевим – проблемні явки (наприклад, запізнення, прогул, поза розкладом, перевищення ліміту тривалості).
Червоним шрифтом виділено коментар до проблемних явок.

Список співробітників ви можете згрупувати/розгрупувати за посадами. Для цього натисніть кнопку Групувати. При натисканні кнопка стане жовтою, і список буде згруповано.

Зліва від таблиці вгорі знаходяться кнопки, призначені для фільтрації даних за явками та змінами. Нижче – кнопка Усі посади та кнопки з назвами посад, ліворуч від назви показано кількість працівників на даній посаді. Ці кнопки призначені для фільтрації даних за посадами.

За замовчуванням показані явки по всіх працівниках – натиснута кнопку Усі явки. Щоб фільтрувати дані про співробітників, у яких відкриті або закриті явки, натисніть відповідну кнопку. Разом з фільтром за явками (Всі/Відкриті/Закриті явки) ви можете вказати додаткові умови для відбору працівників, які мають явки або призначені зміни (кнопки Є явки та Є зміни в розкладі).

Ви можете виключити з показу непотрібні посади, натиснувши кнопки з їх назвами. Ці кнопки будуть показані як не натиснуті (сірого кольору). Щоб повернутись до інформації по всіх співробітниках, натисніть кнопку Усі посади – кнопки з посадами будуть виділені жовтим.

Підтвердження явок працівника

У вікні перегляду явки виберіть потрібну дату. Для прийняття явок співробітника натисніть на відповідний рядок.

У вікні, що відкрилося, у верхній його частині в області Розклад відображається інформація про призначену в розкладі на цей день зміну (або зміни) співробітника, а також причини штрафів чи прогулу, якщо такі були. Нижче в області Явки – інформація про фактичний та підтверджений час присутності співробітника на робочому місці в цей день:

Фактично (Прихід, Відхід) – час відкриття та закриття особистої зміни. Якщо зміна не закрита, то в полі Відхід – прочерк. Час відкриття/закриття явки, що виходить за межі зазначеного дня, відзначений «зірочкою». Якщо явка була створена менеджером вручну, це поле – порожнє.

Увага! Якщо співробітник ще не закрив свою особисту зміну, підтвердити цю явку неможливо. Для цього необхідно спочатку примусово закрити його зміну, натиснувши кнопку Закрити відкриті явки і лише після цього підтвердити.
Прийнято (Прихід, Відхід) – підтверджений час початку та закінчення явки. Можливо зареєстровано кілька явок. Якщо зміна не закрита, то в полі Відхід – прочерк.
Зараховувати – правило обліку робочого часу.
Існують такі варіанти:
- У межах розкладу – враховується лише частина прийнятого часу, яка перетинається хоча б із однією зміною розкладу.
- За часом – зараховується явка за прийнятим часом.
- Не зараховувати – явка не зараховується.

Залежно від графіка роботи співробітника («За розкладом» або «Вільний») у колонці Зараховувати буде доступна кнопка В рамках розкладу або За часом. Якщо працівник працює за розкладом, його робочий час може бути або зараховано в рамках розкладу, або не зараховано. При вільному графіку може бути зараховано за часом або не зараховано.

Щоб зарахувати робочий час за даною явкою, виберіть потрібне правило обліку, послідовно натискаючи на кнопки В рамках розкладу/За часом та Не зараховувати.

Зараховано годин – зарахований робочий час за даною явкою.

Справа внизу показана загальна кількість зарахованих робочих годин за всіма явками співробітника на вказану дату. Після того, як ви введете необхідні зміни в явки співробітника, натисніть кнопку ОК.

Якщо тривалість явки або сумарна тривалість зареєстрованих на обліковий день явок співробітника перевищує максимально допустиме значення, то під час їх підтвердження буде виведено повідомлення про помилку.

Максимальна тривалість зміни працівників, а також певної посади, налаштовується в Syrve Office у Налаштуваннях торгового підприємства на закладці Облік робочого часу.

Примусове закриття особистої зміни

Якщо працівник пішов з роботи, не зареєструвавши цей факт у системі, ви можете примусово закрити його відкриті явки.

У вікні редагування явок натисніть кнопку Закрити відкриті явки та прокатайте картку з правами «Примусово закривати особисті зміни» (F_KIS).
У колонці Фактично в полі Відхід установиться поточний час. Якщо відкрито кілька змін, при закритті вони будуть об'єднані в одну явку з максимальною тривалістю.

Примусово закрити або відкрити зміну будь-якого співробітника ви також можете з його сторінки, відкривши її натисканням кнопки Особиста сторінка співробітника.

Додавання явок співробітника

За потреби співробітнику може бути додано явку або кілька явок на певну дату.

У вікні редагування явок натисніть кнопку Додати явку та прокатайте картку з правом «Примусово закривати особисті зміни» (F_KIS).
У вікні додавання явки, що відкрилося, встановіть потрібний час її початку та закінчення. Ви можете вказати час початку та тривалість явки, тоді час закінчення встановиться автоматично. Під час встановлення часу використовуйте кнопки «вгору»/«вниз» та кнопки з цифрами. Для введення коментаря віртуальну клавіатуру.
За потреби введіть коментар та натисніть кнопку ОК.
Після додавання всіх явок на дату натисніть кнопку ОК.

Повернутись до розділу Загальне