Залишки на складах

Швидке переміщення по статті:

• Контроль залишків та поповнення запасів
• Виявлення прострочених продуктів
• Корекція від’ємних залишків
• Порівняльна відомість
• Прибуткова накладна
• Виправлення негативних залишків
• Де перевірити від'ємні залишки
• Помилки у технологічних картах
  • Страва має порожню або неправильну тех-карту
  • Тех-карта почала діяти вже після першого продажу страви
  • Закінчилися напівфабрикат для приготування піци

     У звіті Залишки на складах відображається кількість товарів та готових страв на складі за певну дату. З його допомогою можна контролювати залишки та поповнювати запаси товарів, виявляти прострочені продукти, коригувати від'ємні залишки.

     Як працювати зі звітом

Одночасно можна відкрити кілька різних вікон зі звітом, наприклад, з різними товарами.

     За промовчанням стан залишків відображається на поточний день. Щоб побудувати звіт на іншу дату, вкажіть її в полі Подивитися залишки на дату та натисніть кнопку Оновити.

     У звіті за минулий період відображаються всі товари, у тому числі видалені, якщо залишок на вибрану дату був не нульовим.

     Якщо вас цікавлять залишки певного товару, наберіть його назву поле Пошук за товаром.

     Щоб вибрати склади, на яких хочете дізнатися залишки, натисніть кнопку Склад і в списку поставте галочки навпроти їх назв.

     За замовчуванням вибрано всі склади підприємства.

     У полі Вигляд виберіть режим відображення інформації у звіті:

• За складами - Товари згруповані за номенклатурними групами, а в стовпчиках по кожному складу відображається їх кількість. Товари з від’ємними залишками виділені червоним кольором.
• Зведений звіт - Товари згруповані за складами, у стовпцях відображається собівартість, кількість на складі та її максимум і мінімум. Товари, кількість яких менша за мінімальну, виділені помаранчевий колір. Від'ємні залишки виділені червоним.

     Дані у звіті сортуються, групуються та фільтруються аналогічно іншим звітів у Syrve. Див. опис у статті Товари та склади.

     Зі звіту щодо залишків на складах можна відкрити звіт про рух товару та оборотно-сальдову відомість.

     Контроль залишків та поповнення запасів

     За допомогою звіту про залишки можна стежити за наявністю всіх необхідних продуктів та інгредієнтів на складі та формувати замовлення постачальнику для поповнення запасів.

     Для контролю залишків товарів за рівнями запасів:

1. У меню Вигляд виберіть Зведений звіт. У таблиці з'являться колонки з мінімальною та максимальною кількістю товарів на складах.
   
       Примітка: попередньо в картках продуктів мають бути вказані рівні запасів: мінімум та максимум у вкладці Додаткова інформація.
   
   
2. Щоб переглянути, які продукти закінчуються, виберіть у списку Критерій залишків значення Менше мінімальних. У звіті залишаться тільки продукти, у яких кількість менша за встановлений мінімум.
3. Щоб виявити товари з надмірною кількістю, виберіть Більше максимальних.

У полі Вигляд виберіть режим відображення інформації у звіті:

• За складами. Товари згруповані за номенклатурними групами, а в стовпчиків по кожному складу відображається їх кількість. Товари з негативними залишками виділені червоним кольором.
• Зведення звіт. Товари згруповані за складами, у стовпцях відображається собівартість, кількість на складі та її максимум і мінімум. Товари, кількість яких менша за мінімальну, виділені помаранчевий колір. Від’ємні залишки виділені червоним.

     Дані у звіті сортуються, групуються та фільтруються аналогічно іншим звітів у Syrve. Див. опис у статті Товари та склади.

     Зі звіту щодо залишків на складах можна відкрити звіт про рух товару та оборотно-сальдову відомість.

     Щоб розрахувати необхідні запаси продуктів, виділіть у списку потрібні товари та в контекстному меню виберіть пункт Замовити. Відкриється вікно, де вам необхідно заповнити параметри розрахунку замовлення.

     Зі звіту про залишки на складах ви можете розрахувати необхідні запаси продуктів. Для цього виділіть у списку товари та в меню Дії виберіть пункт Замовити. У вікні заповніть параметри розрахунку замовлення.

     Докладніше див. у статті Автоматичний розрахунок замовлень.

     Виявлення прострочених продуктів

     За допомогою звіту можна виявляти та своєчасно списувати продукти, термін придатності яких минув на момент перегляду залишків. Для цього попередньо в картках продуктів повинні бути зазначені терміни зберігання у вкладці Додаткова інформація.

     Виберіть із списку Критерій залишків варіант Прострочені продукти, на екран буде виведено товари, котрим вийшов заданий термін придатності.

     Наприклад, припустимо термін зберігання торта – дві доби. Поточний залишок тортів – 8 штук. На товар було оформлено 2 накладні: вчорашнім числом – на 5 штук, та три дні тому також на 5 штук.

     Таким чином, на складі є прострочені продукти - залишки товару з партії, яка надійшла три дні тому.

     Корекція від’ємних залишків

     Система Syrve дозволяє вести складський облік з утворенням від’ємних залишків товарів чи страв складі. Позиції, якими утворилися від’ємні залишки у звіті виділені червоним кольором.

     Однак необхідно розуміти, що від’ємний залишок – це сигнал про те, що щось було зроблено неправильно, або помилки робляться систематично.

     Можливість працювати з негативними залишками визначається правами доступу та налаштування системи у вкладці Установки обліку.

     Щоб з'ясувати, що призвело до такої ситуації на складі, можна відкрити звіт про рух товару.

     Порівняльна відомість

     Якщо помилок не було або вони вже виправлені, а від’ємний залишок залишився, то його потрібно компенсувати за допомогою порівнювальних інвентаризацій.

     Детальну інструкцію див. у статті Порівняльна відомість на від'ємні залишки.

     Прибуткова накладна

     Ще одним способом корекції негативних залишків є створення прибуткової накладної на товари, що «пішли в мінус», безпосередньо зі звіту Залишки на складах.

     Виділіть у списку товари з негативними залишками та в контекстному меню з групи Від’ємні залишки виберіть одну з команд. В результаті ви можете створити:

• Прибуткову накладну знульовими цінами (функція доступна при перегляді залишків у будь-якому вигляді).
• Прибуткову накладну зцінами за собівартістю (функція доступна тільки під час перегляду залишків у вигляді зведеного звіту).

     Також можна скопіювати інформацію про товар з негативним залишком у буфер обміну, щоб створити нею необхідний складський документ. Для цього служить команда Дії → Від’ємні залишки → Копіювати в буфер обміну.

     Виправлення негативних залишків

     В Syrve можна вести товарний облік із утворенням негативних залишків товарів чи страв складі. Але треба розуміти, що негативний залишок це сигнал про те, що щось було зроблено неправильно в обліку, або помилки робляться систематично.

     Далі у статті описані часті причини негативних залишків, як знайти та виправити помилку.

     Де перевірити від'ємні залишки

• У звіті «Залишки на складах».
• У довіднику номенклатури у колонці Залишок.

     Помилки у технологічних картах

Страва має порожню або неправильну тех-карту

     В Syrve зберігаються всі зміни технологічних карт, у тому числі періоди дії цих змін. Від’ємні залишки може викликати порожня тех-карта чи неправильний склад однієї з версій тех-карти.

     Порожня тех-карта може з'явитись, коли додаєте нову страву: створили страву, ввели його назву, одиниці виміру та інші параметри, але не додали інгредієнти у вкладці Технологічні карти та зберегли. Перша версія тех-карти створилася автоматично, але порожня. В історії страви може бути тех-карта з помилкою – вказано неправильний склад інгредієнтів.

Як визначити помилку

     У довіднику номенклатури іконка страви та всіх груп, до яких вона входить, містить спеціальний знак оклику:  ⚠️ 

Як виправити помилку

     Якщо правильний набір інгредієнтів вказано лише в одній версії тех-картки, дата початку дії якої не відповідає дійсності, то потрібно видалити тех-карту з помилками.

     Увага! Видалити історію технологічної карти можна лише у рамках відкритого періоду. Якщо термін дії тех-карти не потрапляє у відкритий період, його можна змінити в розділі Адміністрування → Системні налаштування, поле Період зберігання даних у пам'яті.

     Щоб видалити порожню або неправильну версію тех-карти, у списку Історія технологічних карт виділіть її та натисніть кнопку Дії → Видалити.

     Автоматично зміниться дата завершення попередньої техкарти:

• Якщо після віддаленої версії є ще одна, існує наступний період, дата завершення попереднього періоду дорівнюватиме даті початку його дії.
• Якщо наступний період відсутній, період дії технологічної карти стає відкритим.

Тех-карта почала діяти вже після першого продажу страви 

     Причини виникнення цієї помилки ті самі, що описані вище. Для неї усунення необхідно перевести всі ТК на дату початку дії, відповідну дату початку продажів (видалити помилкові версії та/або редагувати дату початку дії правильної версії).

Як відстежити помилку:

     Є негативний залишок цієї страви на складі. Це можна побачити:

• У звіті Залишки на складах.
• У довіднику номенклатури у колонці Залишок.

Закінчилися напівфабрикат для приготування піци

     Від’ємні залишки можуть бути виправлені актом приготування. Наприклад, при приготуванні кожної піци використовується напівфабрикат, вона входить у її технологічну карту. Напівфабрикати для піци приходять склад. При продажу піци списується Напівфабрикати із тех-карти. При достатній кількості напівфабрикатів для піци від’ємні залишки з них не утворюються.

     Для цього кількість напівфабрикатів, потрібних для приготування різної піци, менеджер прогнозує виходячи з історії продажів за певний період. Він регулярно формує замовлення напівфабрикатів на підставі таких прогнозів. Склад регулярно поповнюється напівфабрикатами для піци.

Як відстежити помилку:

     Буває ситуація, коли напівфабрикати на складі закінчуються, і їх не вистачає приготування. В цьому випадку піцу продовжують готувати, але вже не за тех-карткою. Замість напівфабрикату використовуються всі інгредієнти, які до неї входять. При цьому тех-карта піци не змінюється. І під час продажу такої піци продовжують списуватись напівфабрикати, а не інгредієнти, з яких реально готується піца.

     На складі утворюються від’ємні залишки за напівфабрикатами. Поточний залишок напівфабрикатів на складі можна побачити у звіті "Залишки на складах". Для цього відфільтруйте дані звіту за категорією «напівфабрикати».

Як виправити помилку:

     Ця проблема вирішується за допомогою актів приготування. Необхідно створити акт приготування зі складу «піца» на цей же склад. Внести до документа все від’ємні залишки таких напівфабрикатів. Після проведення акта на складі виконується прихід від’ємних залишки. А інгредієнти, що входять до цих напівфабрикатів, що списуються зі складу. Таким чином, ситуація нормалізується.